Cómo escribir un correo electrónico.
Escribir un correo electrónico correctamente según la normas del Icontec es indispensable, pues es una de las formas más efectivas en la comunicación interna y externa de las organizaciones y, en general, de las relaciones sociales. Los correos electrónicos permiten el envío de archivos multimedia y resulta más económico que las formas tradicionales de envío de documentos, sin tener en cuenta las ventajas que garantiza, cuando se habla de envío de correos en largas distancias.
Esta herramienta puede verse afectada por la mala redacción o, por la escasez o el exceso de información. Por eso es importante que aprenda cómo escribir un correo electrónico correctamente según el Icontec y que distinga esta forma de comunicación de otros formatos, como las cartas, los informes, las circulares, entre otros.
1. Pregúntese a quién se va a dirigir
Lo primero que debe hacer es preguntarse a quién la va a escribir; esto determinará el lenguaje y el orden de las ideas que escribirá. Recuerde siempre que escribir es diferente de hablar y es importante que distinga estas dos formas de comunicación para que su redacción no se vea afectada por tecnicismos, contenidos innecesarios o tratamientos inadecuados.
[Revise aquí nuestro artículo: Escribir bien: 8 pasos para elaborar un buen texto]
2. El asunto
Es importante que determine cómo escribir correctamente el asunto de los correos electrónicos, ya que este le indica al lector el contenido y la pertinencia del mensaje; es decir, si no escribe un asunto claro, es probable que su destinatario no lea el mensaje. Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de escribir el asunto del correo electrónico:
o Escriba sin preposiciones, como de, para, desde, hacia, con, contra.
o Escriba sin artículos, como la, el, los, las.
o Evite escribir: ¡Urgente!, Saludo, ¡Hola! (Sin asunto)
Pregúntese “¿Qué voy a comunicarle a mi destinatario?” Esto le permitirá saber qué es lo más importante del correo y escribirlo en el asunto; por ejemplo, si su correo es para notificar la aprobación de un crédito, el asunto correcto es: “Aprobación solicitud crédito, referencia: 987123”
3. Escriba el lugar desde donde escribe el correo electrónico.
La hora siempre la indica la bandeja de entrada de su correo electrónico; sin embargo, es importante que indique desde dónde escribe su mensaje, especialmente si se trata de una excusa de inasistencia, de asignación de videoconferencias, de envío de archivos que debieron entregarse de forma física, entre otras. La forma correcta es escribir la ciudad o el Estado en el que se encuentra y a continuación el país.
Ejemplos:
Illinois, Estados Unidos
Bogotá D.C., Colombia
Neiva, Colombia
4. Evite los saludos temporales y las introducciones largas
Su destinatario puede leer el correo en cualquier momento del día, por eso es importante que evite saludos como: buenos días, buenas noches, etc. Es preferible que escriba saludos atemporales, como: ¨Cordial saludo, Ingeniero:¨ «Apreciado ingeniero:» «Reciba un saludo amable» o, simplemente, la profesión o el cargo; además recuerde escribir correctamente los signos de puntuación en el saludo. Utilice siempre la coma de llamado de atención o, también conocida como vocativa para introducir sus cartas y los dos puntos cuando vaya a empezar a redactar el cuerpo del mensaje.
Ejemplos:
Cordial saludo, Daniela:
Apreciado Ingeniero:
Reciba un saludo amable, Natalia:
Arquitecta Macías:
Aunque parezcan saludos agresivos o poco cordiales, tenga presente que la información precisa le ayuda al lector a ahorrar tiempo. En los correos electrónicos también puede utilizar las formas sugeridas para introducir las cartas:
-Lo saludo respetuosamente y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted amigablemente para solicitarle (…)
-La presente misiva tiene como objetivo principal comunicarle que (…)
5. Utilice la teoría de la pirámide invertida
Esta teoría, creada por el periodista Emil Dovifat, indica que lo más importante debe escribirse en el primer párrafo y debe responder al qué del comunicado. Tenga presente que el 70 % de los correos electrónicos son eliminados debido a que el asunto no es claro o porque se consideran impertinentes, gracias a que lo más importante está al final. Esto quiere decir que lo correcto es que los agradecimientos, la publicidad y toda la información adicional debe estar en los últimos párrafos.
6. Evite errores frecuentes
Recuerde que aprender a partir de los errores permite reducir en un gran nivel los problemas de comunicación escrita. Revise cuáles son y evítelos.
7. Utilice su firma completa.
En algunas ocasiones, los nombres de los correos electrónicos no están actualizados, sobre todo en los cargos administrativos en los que no es posible cambiar el nombre de correo por tratarse de cargos específicos; por ejemplo: secretaria@ipler.edu.co o publicidad@ipler.edu.co; por eso es preferible que se asegure de personalizar sus datos personales, incluyendo, en el siguiente orden:
Nombre completo
Cargo
Empresa
Teléfono – extensión
Celular
8. Tenga en cuenta la extensión.
Una de las ventajas del correo electrónico es la practicidad, por eso, si su correo electrónico se excede de 450 caracteres, envíelo como un documento adjunto; por supuesto, referencie todo lo que adjunta en el texto del correo.
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