Escribir bien un correo electrónico es tan necesario como urgente, pues muchos de los problemas de comunicación se generan por el envío incorrecto de los correos electrónicos.
Cómo escribir bien un correo electronico
Aprende cómo escribir un correo electrónico bien, evitando los cinco errores más frecuentes que se cometen y siguiendo los consejos que te recomendamos para cada caso.
1. Escribir “¡¡¡Urgente!!!” en el asunto
Dejar el asunto en blanco o escribir expresiones como ¡Urgente! o ¡Leer de inmediato! es un gravísimo error. Piensa cuántos correos electrónicos al día con el mismo asunto lee tu destinatario. Si, realmente, el correo electrónico es urgente, escribe el motivo de tu correo, que seguramente hará que tu lector abra el correo “de inmediato”.
¿Cómo escribir el asunto del correo?
Es importante que determines cómo escribir correctamente el asunto de los correos electrónicos, porque es el que le dirá al lector de qué trata el mensaje; es decir, si no escribes un asunto claro, es probable que tu destinatario no lea el mensaje. A la hora de escribir el asunto del correo electrónico, ten presente:
- Escribir sin preposiciones, como: de, para, desde, hacia, con, contra.
- Escribe sin artículos, como: la, el, los, las.
- Pregúntate “¿Qué voy a comunicarle a mi destinatario?”
Saber el para qué de tu correo electrónico te permitirá identificar qué es lo más importante y escribirlo en el asunto; por ejemplo, si tu correo lo escribes para notificar el envío de un informe, el asunto debería ser: Informe reunión 24 de septiembre.
2. Escribir sobre varios temas en un mismo correo
Este segundo error se comete cuando se cree que hablar de varios temas en un mismo correo permite ahorrar tiempo. Lo correcto es tratar un solo asunto en cada correo electrónico, incluso si debes enviar varios correos en un mismo día; esto les permitirá, a ti y a tu destinatario, tener un mejor orden de las comunicaciones que tengan para futuras búsquedas. Bastará con escribir la palabra clave en el buscador del correo electrónico.
3. Saludar “Buen día”, “buena tarde” o “buena noche”
Tu destinatario puede leer el correo en cualquier momento del día, por eso es importante que evites saludos enmarcados en un lapso específico de tiempo.
Es preferible que escribas saludos como:
¨Cordial saludo, Ingeniero:¨
«Apreciado ingeniero:»
«Reciba un saludo amable»
O, simplemente, la profesión, el cargo o el nombre:
“Daniela:”
“Respetado gerente:”
“Señorita Natalia:”
“Ingeniero Yohan”
4. Utilizar la coma después del saludo, en lugar de dos puntos
Es normal ver correos electrónicos en los que se saluda así:
Hola a todos,
Buena tarde,
Gustavo,
Recuerda escribir correctamente los signos de puntuación en el saludo. Utiliza siempre la coma de llamado de atención o, también conocida como vocativa para introducir tu saludo y no olvides los dos puntos cuando vayas a empezar a redactar el cuerpo del mensaje.
Ejemplos:
- Cordial saludo, Daniela:
- Apreciado Ingeniero:
- Reciba un saludo amable, Natalia:
- Arquitecta Macías:
Aunque parezcan saludos agresivos o poco cordiales, ten presente que la información precisa te ayuda al lector a ahorrar tiempo. En los correos electrónicos también puedes utilizar las formas sugeridas para introducir las cartas, si consideras que debes manejar un tono formal:
-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Evita por completo saludos como:
-Por medio del presente correo me dirijo a usted de la forma más respetuosa para solicitarle (…)
-El presente misivo tiene como objetivo principal comunicarle que (…)
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5. Escribir todo en un párrafo de más de cinco líneas.
Los párrafos de más de cinco líneas se vuelven ilegibles, es decir que no se pueden leer fácilmente por dos motivos: porque tu lector está predispuesto a encontrar en la lectura digital información fácil precisa y por tiempo.
Si tu correo tiene más de ochocientos caracteres, es preferible que lo adjuntes en un documento. Y si tiene entre trescientos y ochocientos, sigue estos pasos:
- Explícale a tu destinatario en un párrafo introductorio para qué le estás escribiendo y explícale qué encontrará en el correo. Esto le resultará útil para saber si tu correo responde a la comunicación que necesitan.
- Enumera los puntos que vas a tratar para que no te confundas entre diferentes subtemas. Recuerda que siempre deben estar relacionados con el asunto; si no, debes escribirlo en otro correo electrónico.
- Utiliza negrilla y viñetas para distinguir la información; esto le puede ayudar a tu destinatario a decidir qué leer, en caso de que no necesite conocer toda la información que le transmites.
- Evita el uso de mayúscula sostenida. Desmitifica el uso de la mayúscula sostenida para darle mayor importancia a información específica. Ten presente que la mayúscula sostenida dificulta la lectura, contrario a lo que se cree.
6. Olvidar los archivos adjuntos
Revisar el correo electrónico hace parte del último paso de la redacción. Recuerda que siempre debes revisar el correo electrónico que estás enviando. De ser posible, escríbelo, dispersa tu mente en otras actividades y envíalo algunas horas después, por supuesto, después de haber revisado que no tenga errores. Este proceso te garantiza un correo electrónico legible, coherente y con toda la información y los archivos adjuntos que necesitas transmitir. Revisa que todos los archivos que nombras como “adjuntos” en el cuerpo del correo electrónico estén anexados en tu correo.
Estos consejos te ayudarán a escribir mejor un correo electrónico y a evitar las fallas de comunicación con tus colaboradores. Recuerda que una buena redacción contribuye en tu imagen laboral y personal, y además te evita problemas de comunicación.
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